Najczęstsza odpowiedź na takie pytanie o dedykowany CRM brzmi "to zależy". I rzeczywiście zależy od kilku czynników. Doświadczony sprzedawca wie, że zbyt wysoka cena może zniechęcić potencjalnego Klienta do współpracy, a nieprecyzyjnie i nisko oszacowana to ryzyko dla firmy IT, która będzie musiała pokryć nieprzewidziane koszty i liczyć się z mniejszym zyskiem.
Im bardziej rozbudowany i skomplikowany system tym więcej godzin pracy KP i programisty, a co za tym idzie tym wyższy koszt stworzenia aplikacji.
Każdy program wymaga minimum technicznego, które muszą być spełnione np. wymiany przestarzałych komputerów, przebudowy infrastruktury IT w firmie, wykupienia miejsca na serwerze w chmurze itd.
Koszt zależy od tego, czy wdrożenie będzie polegało tylko na zainstalowaniu systemu, czy również na innych zadaniach np. imporcie danych ze starego systemu i przygotowaniu do pracy nowego sprzętu dla użytkowników.
Sukces projektu to akceptacja systemu przez użytkownika.
Użytkownik ma czas żeby przetestować system w bezpiecznych warunkach, pod okiem specjalisty IT, dopytać o funkcjonalności.
Każdy system wymaga aktualizacji oprogramowania, backupu danych, zdarzają się też awarie bezpośrednio lub pośrednio wypływające na działanie aplikacji np. awaria serwera. Tego kosztu nie da się uniknąć. W tej kwestii najbardziej rozsądnym rozwiązaniem jest skorzystać z serwisu firmy która przygotowuje aplikację i mieć pewność że wykonają ją fachowcy którzy znają program.
Kierownik Projektu przeprowadza z Klientem wstępną analizę potrzeb, problemów organizacyjnych oraz celów biznesowych. Na tej podstawie powstanie specyfikacja zawierająca szczegółowy opis systemu, cel jaki za pomocą systemu chcemy osiągnąć, środowisko programowania, parametry sprzętowe wymagane do obsługi aplikacji oraz wszystkie etapy prac.
Na podstawie specyfikacji kierownik projektu oraz programiści szacują czas pracy związany z budową samego oprogramowania, przygotowań związanych z systemem, realizację wdrożenia systemu i zakup sprzętu uwzględniając powyższe punkty.
Zależy od procedur wdrożonych w firmie IT. Najczęściej spotykane są dwie metody:
Kierownik Projektu tworzy z Klientem specyfikację, wycenia system i przechodzi do fazy realizacji. Klient po pewnym czasie, który zależy od złożoności systemu i może trwać np. miesiąc, otrzymuje gotowy system do przetestowania i zgłoszenia ewentualnych uwag. Modyfikacje w modułach lub dodatkowe funkcjonalności jeśli nie były zawarte w specyfikacji będą dodatkowo płatne.
Po naniesieniu poprawek system zostaje wdrożony w organizacji, odbywają się szkolenia.
Metoda niosąca duże ryzyko. Jeśli wizja i oczekiwania Klienta rozminą się z tym co otrzymał, zmiany będą kosztowne i czasochłonne.
Po stworzeniu specyfikacji Kierownik Projektu tworzy harmonogram prac związanych z tworzeniem każdego z modułów. Po każdym etapie Klient otrzymuje gotowy kawałek systemu do przetestowania i na bieżąco zgłasza swoje uwagi. Ma też możliwość przeanalizowania i modyfikowania kolejnego etapu prac w ramach wycenionego czasu prac jeśli po drodze uzna że pewne moduły należy zmodyfikować.
Metoda wymaga od Klienta większego zaangażowania na każdym z etapów prac, zaletą jest to że otrzymuje produkt optymalnie dopasowany do swoich potrzeb.